Эволюция кафетерия льгот компании «Аквариус»
Рассказываем, как помогли одному из крупнейших российских разработчиков сформировать и автоматизировать кафетерий льгот для мотивации персонала.
Компания «Аквариус» — один из крупнейших российских производителей компьютерной техники и разработчиков ИТ-решений. В 2024 году отмечает 35 лет со дня основания.
В компании работает распределенная команда: часть специалистов в московском офисе, часть — в сервисных центрах в 149 городах страны, и часть — на заводах в городах Шуя и Тверь.
Кафетерий льгот — вклад в эйчар-бренд
«Аквариус» входит в ТОП-25 крупнейших ИТ-компаний в России по версии TADviser, компания быстро растет и развивается. В конкуренции за талантливых специалистов в «Аквариусе» решили выстраивать эйчар-бренд. Предлагать конкурентоспособные условия работы, создавать позитивную атмосферу, удовлетворять запросы персонала. Делать так, чтобы сотрудники были довольны работой, положительно отзывались о компании и рассказывали о ней знакомым.
Мониторинг рынка труда показал, что многие ИТ-компании предлагают соискателям обычные фиксированные льготы. В «Аквариусе» поняли, что кафетерий льгот сделает их вакансии более привлекательными.
Мы решили предложить сотрудникам то, что предлагали немногие ИТ-компании — гибкие льготы. Посмотрели средний бюджет на бенефиты на рынке труда, обозначили сумму в 100 000 рублей на человека в год и начали составлять проект кафетерия.
Начинался кафетерий льгот с ручного администрирования. Эйчары самостоятельно вели учет сотрудников и их баллов в «Экселе», пополняли счета корпоративных аккаунтов, переводили деньги на транспортные карты, оплачивали абонементы в спортзал. Изучали сложности в управлении кафетерием, чтобы понять, какие процессы нужно автоматизировать.
Гибкий кафетерий льгот с ручным администрированием
Для первого кафетерия льгот заключили более 50 прямых договоров с разными компаниями. Сотрудникам предлагали на выбор ДМС, страхование от несчастных случаев, страхование домашних животных, фитнес-клубы World Class и The Base, сервисы «Яндекс. Такси», «Яндекс. Еда», «Яндекс. Заправки», «Яндекс. Драйв» и пополняемую транспортную карту «Тройка».
В городах Шуя и Тверь были договоры с местными фитнес-залами.
При выборе наполнения кафетерия компания сделала акцент на равные условия для сотрудников из разных локаций, чтобы всем был доступен единый набор льгот. Если бы на заводах не смогли пользоваться «Яндекс. Едой», то и в московском офисе этой льготы не было бы.
Мы хотели охватить самые разные области, какие только можно, для максимальной удовлетворенности сотрудников.
Каждому сотруднику выделили годовой бюджет в 100 000 рублей, вычли из него стоимость ДМС и оставшуюся сумму разделили на 12 частей. Она выплачивалась в начале каждого месяца. Если сотрудник увольнялся, его отключали от кафетерия, и компания не несла убытки.
В качестве исключения выступали опции ДМС и абонемента в фитнес-зал, они оплачивались сразу на год. Договоры были полностью возвратными, и при увольнении сотрудника непотраченные средства возвращались. Если человек выбирал ДМС и/или фитнес, то сначала из ста тысяч вычиталась их стоимость, и уже остаток делили на 12. Это было удобно самим сотрудникам, иначе копить на абонемент приходилось бы целый год.
Каждый получал одинаковую сумму баллов вне зависимости от стажа и должности — это принципиальная позиция компании.
В первый месяц было сложно, почти все делалось вручную, в том числе пополнение больше 230 транспортных карт. Но этот опыт важен, потому что с ним получилось понять, какие процессы нужно автоматизировать и улучшить.
Льготы администрировали два человека, учет велся в «Экселе». Заявки на кафетерий льгот можно было подать через корпоративный портал.
Одна из трудностей — разделение сервисов «Яндекса»: еды, такси, топлива и драйва. Выплаты в каждом проводились по-разному — где-то с НДС, где-то без. Из-за этого приходилось в каждом сервисе настраивать разные лимиты, ведь платить НДС должен работодатель.
Другой сложностью было то, что люди не могли из одного лимита оплачивать услуги в разных сервисах. Например, сотруднику начислили 8 333 рубля. На месяц он мог выбрать только одну категорию, где будет тратить эти деньги. Допустим, он решил в июне использовать деньги в сервисе доставки еды. Заказать на эти деньги такси он уже не мог.
Так как многие сотрудники каждый месяц меняли категорию, в начале месяца у эйчаров было очень много работы: лимит нужно было менять именно первого числа — если сделать это тридцатого или тридцать первого, то изменился бы лимит текущего месяца, а не следующего. А ведь сотрудник, возможно, хотел потратить свои баллы в последний день.
К примеру, человек решил, что в мае он потратит свои бонусы в сервисе еды, потому что у ребенка день рождения тридцать первого мая, и нужно заказать угощения для большого количества гостей. А в июне этот сотрудник планирует тратить деньги на такси. Получается, что поменять ему категорию нужно обязательно первого июня. Если сделать это тридцать первого мая, то деньги перенесутся в сервис такси, и заказать еды на праздник уже не получится.
Поэтому каждое первое число эйчары замораживали всем лимиты, меняли категорию тем, кто подал заявку на ее изменение, и только потом размораживали доступ. Это занимало полноценный рабочий день двух сотрудников. К тому же администраторам кафетерия приходилось работать каждое первое число месяца, даже в выходной или праздники.
Автоматизированный кафетерий льгот
В «Аквариусе» планировали со временем автоматизировать льготы. Ручное управление кафетерием показало, что самый трудозатратный процесс — это начисление баллов каждому сотруднику и их перенос из одного сервиса в другой. Для автоматизации этих процессов выбрали решение от «Подарка в Квадрате».
Два сотрудника выполняли максимум задач по кафетерию льгот. При болезни, увольнении или отпуске весь пул задач падал на одного человека, что существенно усложняло процесс. С автоматизированной платформой такой проблемы нет.
Мы предложили администрировать льготы через готовую платформу. Она состоит из кабинета администратора и кабинета сотрудника.
В кабинете администратора эйчар загружает список работников, устанавливает лимит баллов и дату пополнения. После этого баллы приходят в личный кабинет сотрудников автоматически. Платформа позволяет быстро прикреплять новых и откреплять уволившихся, приостанавливать действие льгот в период отпуска или декрета и многое другое.
В личном кабинете сотрудники видят свой лимит средств и выбирают, куда потратить деньги. У них есть витрина с предоплаченными картами разных категорий: «Транспорт», «Здоровье», «Маркетплейсы», «Дом» и другие. Человек выбирает одну или несколько карт с любым количеством денег в рамках своего лимита и нажимает «выпустить». Ему моментально приходят реквизиты карты, которой он сможет расплатиться за покупки в выбранной категории. А если что-то не получается, в кабинете есть контакты технической поддержки.
«Аквариус» увидел в автоматизированной платформе сразу несколько плюсов:
- экономия трудовых ресурсов,
- личный кабинет, где сотрудники управляют своими льготами,
- расширение перечня льгот.
С помощью автоматизированной платформы компания сократила время на администрирование льгот минимум в два раза. А сотрудник, который управляет кафетерием, может полноценно вести и другие проекты. При этом количество льгот не сократилось, а увеличилось более чем в два раза. Теперь доступны карты категорий «Транспорт», «Питание», «Здоровье», «Дети», «Маркетплейсы», «Супермаркеты», «Спорт», «Обучение», «Красота», «Дом», «Питомцы», «Путешествия», «Благотворительность». 
У сотрудников появился личный кабинет, в котором они сами выпускают карты в любое время. Если раньше изменить льготу можно было только первого числа, то теперь достаточно зайти в кабинет и выпустить карту нужной категории с любой суммой. Например, человек берет карту «Спорт» с лимитом 3900 рублей и карту «Здоровье» с лимитом 1299, а через неделю выпускает еще карту «Питомцы».
Платформа дает возможность копить баллы. Раньше в «Аквариусе» они сгорали по истечении года, а теперь сотрудники могут копить деньги.
Кафетерий спустя: что изменилось
Кафетерий в компании задумывался не для того, чтобы показать «сухие цифры», а чтобы повысить лояльность и вовлеченность сотрудников. Поэтому в «Аквариусе» обращают внимание на обратную связь от сотрудников и стараются сделать так, чтобы все были довольны.
Нам было важно расположить людей и показать, что «Аквариус» — не просто компания, а компания о людях. Кафетерий льгот в этом сильно помог.
Эйчары создавали ажиотаж вокруг нового кафетерия: делали рассылки, запускали презентации на экранах, проводили выездные сессии на заводах. Эйчаров производственных площадок обучали пользоваться личным кабинетом, чтобы они помогали персоналу разобраться с нововведениями.
На производствах есть сотрудники 50-65 лет, которым немного сложнее даются новые технологии. Но им помогают молодые коллеги, дети и внуки. Люди понимают, что льготы — это деньги, и стараются разобраться с технологией.
Самые популярные льготы оставались примерно одинаковыми в обеих версиях кафетерия, они связаны с базовыми потребностями.
Для выстраивания эйчар-бренда важно, что сотрудник на постоянной основе заходит в брендированный личный кабинет, видит свой лимит и может тратить его на все, что ему необходимо. Хочется, чтобы процесс занимал у человека минимум действий, и при этом он не забывал про «Аквариус».
Что выбрать
В «Аквариусе» понимают, что у любого подхода есть плюсы и минусы.
Плюс автоматизации — экономия времени и трудового ресурса, плюс ручного администрирования кафетерия — экономия бюджета. Если говорить о компании из ста человек, возможно, выгоднее вести кафетерий вручную. Но мы за год выросли с 1200 до 2500 человек, и в нашем случае без автоматизации не обойтись.
Благодарим ПК «Аквариус» и особенно Игоря Новикова за подробный рассказ вариантах ведения кафетерия льгот и за честный отзыв о нашей работе.
Команда проекта
Обсудим ваш проект?
Здравствуйте!
Здравствуйте!