Гибкий кафетерий льгот МТС: как повысить вовлеченность сотрудников в проект

Исходные данные

• Участники программы лояльности: штатные сотрудники со стажем работы от 3 месяцев.
• Бюджет выделяется на квартал. Региональные сотрудники могут увеличить свои выплаты в кафетерии, отказавшись от ДМС, если их не устраивает качество предоставляемых по нему услуг.
• География компании: широкая – более 100 городов. Сотрудники есть почти в каждом городе России.

Из чего выбирали: 3 подхода в предоставлении кафетерия

Организовать кафетерий льгот можно разными способами. Универсального варианта нет — все подходы имеют плюсы и минусы, которые нужно рассматривать в связке с ресурсами компании.

Компенсация по чекам

При таком подходе работодатель выбирает категории продуктов или услуг, которые готов компенсировать, устанавливает лимит выплат и срок их предоставления. Сотрудники покупают товары или услуги из этих категорий, отчитываются по чекам, а затем получают компенсацию.

Для сотрудников это приятная возможность получить желаемый продукт. Сделать покупку они могут в любом городе, не привязываясь к определенным магазинам, производителям или поставщикам услуг. Но такой способ получения льготы не самый удобный, ведь нужно сначала оплатить покупку из собственных средств, а потом ждать возврата денег. К тому же, чтобы получить компенсацию, приходится пройти длинный путь: собрать документы и чеки, передать их в отдел персонала.

Эйчарам такой подход дает возможность повысить лояльность сотрудников: предоставить возможность выбора льгот, которые действительно нужны. При этом компания не тратит время на заключение договоров с провайдерами, оплату счетов и их проверку. При необходимости можно быстро расширить перечень категорий в составе кафетерия.

Однако минусы этого подхода могут существенно перевесить плюсы:

• Некоторым сотрудникам не нравится сообщать работодателю о личных расходах.
• Уходит много ресурсов на проверку предоставленных договоров, чеков и квитанций.
• Сложно описать все товары и услуги, которые подлежат компенсации, поэтому возрастает риск возникновения спорных ситуаций.
• После получения компенсации сотрудник может вернуть товар и получить обратно деньги вместо задуманных работодателем льгот.

Договор с провайдером

Компания заключает договор с провайдером, чтобы сотрудники покупали товары или услуги в их торгово-сервисных точках. Такой способ требует создания внутреннего портала, который будет включать в себя различные предложения по товарам и услугам.

Для сотрудников никаких сложностей нет. Им не нужно самим оплачивать покупку, собирать чеки и договоры. Неудобно лишь то, что перечень льгот ограничен списком провайдеров.

Для эйчаров такой подход имеет как плюсы, так и минусы:

• + Нет необходимости собирать отчетные документы от сотрудников.
• + Устанавливается четкий перечень товаров и услуг, которые доступны сотрудникам.

• – Самостоятельное заключение договоров с провайдерами может создать высокую нагрузку на эйчаров, финансовый и договорной отделы.
• – Нет возможности оперативно расширить перечень поставщиков, так как с каждым нужно заключить договор.
• – Удовлетворенность сотрудников зависит от качества услуг провайдера.

Обратите внимание, такой способ не подходит для компаний с широкой географией сотрудников. Не все смогут приобрести услуги конкретных провайдеров или товары определенных производителей.

Предоплаченные карты

Предоплаченные карты объединяют плюсы первых двух подходов и минимизируют недостатки за счет автоматизации в предоставлении льгот. Работодатель заключает один договор на выпуск предоплаченных карт, выбирает категории для кафетерия льгот, сумму лимита и период начисления бонусов. Сотрудник получает карту и покупает товары или услуги в рамках категории.

Сотрудники отмечают, что предоплаченная карта — один из самых удобных вариантов.

Анастасия Тарарина

Руководитель группы льгот и благополучия, МТС

• + Сотрудники не оплачивают покупки из собственных средств. Деньги списываются с предоплаченной карты, при этом не нужно сохранять чеки.
• + В рамках категорий много магазинов и провайдеров услуг.
• + Льготы доступны во всех городах.

• – Максимальный лимит средств для зачисления на предоплаченную карту — 15 000 руб.

Эйчарам предоплаченная банковская карта значительно облегчает работу.

• + Нет необходимости контролировать целевое использование средств, так как по предоплаченной карте невозможно купить что-либо, не относящееся к выбранной категории.
• + Не нужно отслеживать, что и когда купили сотрудники. Нужно лишь оформить и выдать карты.
• + Нет необходимости собирать отчетные документы сотрудников и отдельно заключать договора с провайдерами.
• + Можно выбрать любые категории, которые наполнят кафетерий. При этом в рамках категорий нет ограничений в перечне товаров и услуг.
• + Есть возможность выбрать период начисления средств. Квартальное разделение бюджета минимизирует риск, что сотрудник потратит годовой бюджет кафетерия и уволится.

Небольшой недостаток предоплаченных карт заключается лишь в комиссии на зачисление денежных средств. Однако она не сравнится по величине с объемом работ, от которых освобождаются сотрудники отдела персонала.

Во всех вариантах предоставления льгот сохраняется необходимость уплачивать НДФЛ, так как кафетерий услуг — это тоже доход сотрудников.

Анастасия Тарарина

Руководитель группы льгот и благополучия, МТС

«Подарок в квадрате» предоставляет клиентам отдельные налоговые рекомендации, связанные со сферой льгот.

Что выбрали в МТС

С учетом особенностей компании МТС организовали смешанную систему предоставления льгот:

• С помощью предоплаченных карт организована компенсация питания и трат в офисах МТС.
• Компенсация по чекам выбрана из-за широкой географии компании и желания учесть интересы сотрудников из регионов.

Почему кафетерий использовала лишь половина сотрудников и как это исправили

Компания внедряет кафетерий, чтобы повысить мотивацию и удовлетворенность сотрудников, а также стимулировать их вовлечение в корпоративную культуру. Нередко сотрудники игнорируют предложение, и потраченные на его организацию средства сгорают. В МТС решили разобраться с проблемой, и выяснить почему только половина сотрудников пользуются набором льгот от компании. Причиной оказалась малая информированность сотрудников о кафетерии и процедуре получения компенсаций.

Решение: системная коммуникация с сотрудниками. Их информировали о существовании и наполнении кафетерия льгот, проводили вебинары, выпускали корпоративные новости, напоминали об открытии периода подачи заявок.Результат: рост использования кафетерия льгот до 67 %.

Какие категории льгот востребованы у сотрудников

ТОП-3 категорий из кафетерия льгот.

• Компенсация питания.
• Сертификат в салон-магазин МТС.
• Платежи по ипотеке.

Самая популярная у наших сотрудников категория кафетерия льгот — компенсация питания. Недавно мы перешли на предоплаченные карты по питанию и планируем отслеживать динамику их использования. Статистики за текущий квартал еще нет, но уже заметен рост спроса: по сравнению с четвертым кварталом 2023 года он вырос на 20%

Анастасия Тарарина

Руководитель группы льгот и благополучия, МТС

Бюджет не должен сгорать! Как мотивировать сотрудников на использование кафетерия

Если вы хотите запустить кафетерий льгот или уже запустили, но сотрудники им не пользуются, есть 3 правила, на которые нужно опираться:

• Регулярная коммуникация. Нужно информировать сотрудников о льготах на этапе запуска и в дальнейшем периодически напоминать о них, рассказывать на Welcome Day и проводить вебинары.
• Регулярные опросы. Постоянно проводить для сбора обратной связи и идей.
• План по развитию проекта. Развивайте проект на основе обратной связи от сотрудников. Нужно показывать, что вы с ней работаете, особенно если есть какие-то проблемы. Сотрудники могут предложить нестандартные идеи, которые легко реализовать.

Коротко о главном: берем на заметку опыт МТС

МТС рассматривали три способа предоставления кафетерия льгот:

• Компенсация по чекам, когда сотрудники приобретают товары или услуги определенных категорий, предоставляют компании чек и договор, а затем получают компенсацию.
• Договор с провайдером, позволяющий приобретать товары или услуги в торгово-сервисных точках провайдеров за счет работодателя.
• Предоплаченные карты, которые можно использовать только по выбранным работодателем категориям товаров или услуг в рамках установленного лимита.

Компания учла собственные особенности и выбрала смешанный способ: объединила предоплаченные карты с компенсацией по чекам. Однако возникла проблема: бонусами пользовались лишь 53% сотрудников. Оказалось, это происходило из-за низкой информированности сотрудников о кафетерии льгот и процедуре их получения. МТС занялась системной коммуникацией: проводили вебинары, выпускали корпоративные новости о бонусах, напоминали об открытии периода подачи заявок. В результате кафетерием стали пользоваться 67% сотрудников.

Компания дает советы коллегам, которые так же столкнулись с низким спросом на кафетерий услуг:

• Регулярная коммуникация с сотрудниками.
• Частая периодичность опросов для сбора обратной связи и новых идей.
• План по развитию проекта.