1 ноября 2022

Теги: Виртуальная карта, Карта питания, Мотивация сотрудников

Затягивающая статья о воронке рекрутинга. Что это и зачем

Объясняем на человеческом языке и с примерами

Содержание:

Привлечь, конвертировать и заполучить — элементы воронки продаж в маркетинге. И если всем хотя бы в общих чертах понятно, как и зачем отслеживать путь от потенциального клиента до постоянного покупателя — воронку продаж, то о воронке hr-рекрутинга этого не скажешь. Возможно, многие сейчас и вовсе впервые прочитали о ней.

Что такое рекрутинг? Рекрутинг — та же покупка. Итог работы эйчара — деньги клиентов, знания, опыт и потенциал сотрудников. А теперь поговорим подробнее, для чего нужен рекрутинг.

Согласно данным ВЦИОМ, 73% людей не хотят менять работу. На 17% больше, чем в прошлом году! Согласно исследованию ушедшего из России «Келли Сервисиз» (опубликованы в «Ведомостях»), 7 из 10 человек продолжают искать работу прямо сейчас. Правда, делают они это скрыто: сохраняют подписки на рассылки с агрегаторов, скрывают, но не удаляют резюме с порталов, регулярно отсматривают вакансии в своей сфере.

Получается, почти 75% специалистов хотят сменить работу, найти лучшие перспективы и условия, но боятся делать это открыто из-за нестабильности на рынке труда в последние годы. Пандемия, санкции, экономические качели сделали людей более настороженными, аккуратными и педантичными в вопросах смены работы.

В ситуации, когда люди боятся потерять имеющуюся работу, но в тоже время не перестают искать новую, лучшую, в рекрутинге персонала нужен профессиональный подход. Изучение и построение воронки рекрутинга — одна из его базовых составляющих. Ведь только проследив путь кандидатов от первого контакта с вакансией до оффера, мудрый эйчар увидит слабые места воронки, ошибки в работе с кандидатами и сможет их устранить или хотя бы минимизировать.

По данным ВЦИОМ, с 2017 года россияне на 17% реже стали полагаться на случай при поиске работы, но стали внимательнее к зарплате (+6%), собственным интересам (+5%) и репутации компании (+4%). Получается, роль рекрутера в поиске и подборе персонала стала сложнее, но интереснее.

Дальше подробно расскажем о воронке подбора персонала, о том, как её построить и использовать. Оставайтесь с нами, если хотите, чтобы работать стало проще и приятнее. Объясним, как создать рабочий и масштабируемый инструмент работы с кандидатами.

Что такое воронка рекрутинга

Воронка рекрутинга (воронка подбора персонала) — инструмент эйчара, который наглядно покажет процесс работы с кандидатом от размещения резюме до найма. Преимущество воронки — наглядность. Она продемонстрирует, сколько кандидатов пришло и сколько — отвалилось на каждом из этапов, локализует проблему и даст возможность оперативно её решить.

И если задача рекрутера — «продать вакансию», то задачи воронки:

повысить эффективность отбора кандидатов;
оптимизировать каналы, тексты и подходы в размещении вакансий, чтобы сэкономить бюджет;
сделать сроки закрытия вакансий предсказуемыми и короткими;
отследить и повысить конверсию;
скорректировать критерии отбора, чтобы отсечь незаинтересованных кандидатов;
управлять процессом поиска кандидатов в реальном времени;
увидеть слабые места в воронке и проработать их.

Если воронки только строить, но не анализировать — впустую потратите время. В самом деле, лучше уж отвлечься и посмотреть сериал.

Эффективность воронки отслеживают регулярно — от раза в неделю до раза в день. Так, если верить эйчар-директору компании еЛама, опытный рекрутер уже через 2-3 дня увидит, что на вакансию откликаются нецелевые кандидаты и поменяет описание вакансии или площадки размещения.

Бывает, начинающие эйчары пытаются подогнать воронки под показатели с форумов, из статей или учебников. И это первая ошибка. Статистика и бенчмарки (эталонные показатели) отличаются не только для разных вакансий, но и для регионов, городов и компаний, поэтому правило № 0 — сравнивать данные только своей воронки рекрутинга и только в регулярной динамике: неделю назад – вчера – сегодня.

Воронка рекрутинга включает в себя от 5 до 8 этапов:

создание портрета кандидата;
информирование;
привлечение;
вовлечение;
отклик;
предварительная проверка (тестовое задание);
собеседование;
наём.

Дальше о каждом из них расскажем подробнее.

Виды воронок рекрутинга

Как и в маркетинге, в сфере найма персонала пользуются воронками двух видов: прямой и обратной.

Прямая воронка — это реальные данные по закрытию конкретной вакансии: от поиска кандидатов до найма.

Прямая воронка найма персонала индивидуальна и неповторима, она строится сверху вниз под каждую компанию и под каждую вакансию. Задача эйчара — выделить этапы воронки и отслеживать путь кандидатов в абсолютных и относительных показателях.

Например, эйчар может отследить количество кандидатов на каждом из этапов воронки подбора персонала: количество просмотров вакансии, число откликов, количество тех, кто прошел телефонный отбор, тех, кто сделал тестовое и т. д

Именно прямая воронка найма сотрудников показывает проблемы, позволяет оптимизировать и дорабатывать процесс найма.

Например, если рекрутер часто сталкивается с подбором менеджеров, то он может отследить, на каких этапах и почему «отваливаются» кандидаты. Так он отсеет их еще на этапе привлечения, а значит, сэкономит время и силы.

Обратная воронка — это инструмент прогнозирования.

Такая воронка строится на основе данных об уже закрытых аналогичных вакансиях. Позволяет прогнозировать время на закрытие и объём трафика на входе.

Так, например, если прямая воронка поиска менеджеров уже отлажена и позволяет за неделю подобрать одного человека из 60 откликнувшихся, то на её основе можно построить обратную воронку. Она покажет, что на входе будет +/- 60 кандидатов, а на закрытие вакансии уйдёт около недели.

Просто и понятно? Тогда двигаемся дальше!

Этапы воронки рекрутинга

Как и обещали, возвращаемся к этапам воронки найма. Пройдём семь базовых шагов, которые помогут найти того самого кандидата.

Универсальной схемы этапов нет — для каждой отдельной вакансии она будет своей. Так, например, в некоторых вакансиях есть собеседование с ботом, в других — обязательное творческое тестовое, в третьих — привлечение идёт не через публикацию вакансии, а через советы действующих сотрудников. Оценивайте свой кейс и опыт. Изучайте теорию, чтобы применить её на практике — построить собственную воронку. И не одну.

Основные этапы воронки подбора персонала:

Разработка портрета кандидата — подготовительный этап. Его часто нет в классической воронке, но недооценивать его не стоит.

Вы должны чётко осознать, кого ищете. Опишите максимально полно образование, опыт, навыки кандидата. Подумайте над его кругом общения, мотивами поиска работы и интересами. Зачем? Чтобы лучше понять кандидата и правильно отобрать каналы поиска.

Информирование — этап, на котором надо привлечь внимание, познакомить с эйчар-брендом или напомнить о нём.

На этапе информирования вы работаете над эйчар-брендом: выделяете и упаковываете преимущества, размещаете информацию о вакансии на релевантных площадках. Общайтесь в тематических сообществах от имени бренда, участвуйте в офлайн- и онлайн-мероприятиях в вашей отрасли. Поддерживайте образ и историю бренда на вашей платформе: ведите блог, ТГ-канал, группу в ВК и т. д.

И помните: ваше главное оружие — честность. Печеньки, уютный офис, дружный коллектив и белая зарплата — забудьте избитые фразы. Расширенный ДМС со стоматологией, удалённая работа на оборудовании компании, предоплаченные карты здоровья, по которым можно оплатить сеансы психолога, — вот, чем можно заинтересовать. Только не пережмите: если описание будет лучше реальности, вы рискуете получить повышенный спрос на вакансию и большой отток кандидатов по мере продвижения по этапам воронки.

Привлечение — этап перестановки акцента с бренда на вакансию. И этот этап — зона исключительной компетенции эйчара.

На этом этапе вы пишете и размещаете вакансию. И именно тут вы должны попасть в того кандидата, которого представили себе на этапе разработки портрета.

Уверены, у вас уже есть опыт в этом. Мы лишь посоветуем писать просто и понятно, говорить с кандидатом на его языке, забыть о копипасте — под каждую вакансию создавайте новый текст. Так вы не потеряетесь в безликом потоке и делом докажете, что даже на этапе подбора компания заботится о персонале.

На этапе привлечения смотрим на количество присланных резюме к просмотрам страницы с вакансией. Хорошим результатом будет 11% и больше.

Отклик — этап сбора резюме активных кандидатов. Чтобы упростить процесс и собрать всех значимых специалистов поработайте над формой отправки резюме: она должна быть быстрой (до 10 минут), понятной, адаптированной для мобильных (мобильный сайт или приложение). Также убедитесь, что настроены письма с автоответами и корректно работает база для сбора откликов.Лучший способ убедиться, что этап отлажен, — подать резюме самому с мобильного телефона. Если процесс был простым и приятным — вы всё сделали правильно.На этапе отклика смотрим общее количество кандидатов, отношение присланных резюме к просмотрам, отношение среднего количества откликов к просмотру страницы.
Первичная проверка кандидатов — этап, когда рекрутер просматривает резюме и отбирает кандидатов, с которыми хотел бы продолжить работу. Иногда уже на этом этапе эйчар видит лучшего кандидата.Здесь нужно отсеять неподходящие резюме, составив шорт-лист с отметками наиболее перспективных кандидатов и тех, кто связался с вами проактивно. Последние будут наиболее старательны и лояльны к компании, даже если не попали в топ кандидатов общего списка. Также нужно дать обратную связь всем кандидатам из шорт-листа. На этом этапе часто применяют автоматическую проверку резюме. И это может стать проблемой: часто программа отсеивает тех, кто на самом деле подходит и даже может оказаться лидером среди претендентов на вакансию. Поэтому важно максимально точно попасть в кандидатов, чтобы сократить количество резюме и суметь обработать их вручную.
Собеседование — этап непосредственной работы с кандидатом. Впрочем, правильнее было бы назвать его «Собеседования», так как обычно их несколько: с рекрутером, непосредственным руководителем и — опционально — с высшим руководством и другими членами команды. Прогрессивные компании (особенно из сферы IT) проводят кандидата через собеседования за один день. Некоторые — даже онлайн. Так они экономят время и энергию обеих сторон, а общение, даже если не закончилось наймом, оставляет приятные впечатления. Главная сложность на этом этапе — объективная оценка. И решается эта проблема только отточенной методологией: едиными для всех критериями оценки, учётом границ возможных расхождений во взглядах и мнениях внутри команд, определения лица, которое примет итоговое решение в спорной ситуации. На этапе собеседования контролируйте количество собеседований на одного кандидата, оценочные карты, соотношение количества офферов к числу проведённых собеседований.
Оффер/наём — этап, который закрывает эйчар-воронку и вакансию. На этом этапе рекрутер, нанимающий менеджер и другие заинтересованные лица принимают решение. Обсуждаются особенности выхода кандидата, зарплата, согласовываются отпуска. Так, например, можно сдвинуть дату выхода кандидата-лидера, если он ещё не отработал 2 недели на прошлом месте, или согласовать увеличение зарплаты, чтобы переманить его, или согласовать отпуск через две недели после выхода на работу, потому что у кандидата на это время уже запланирована поездка. Важно действовать быстро, чтобы кандидат не успел остыть — здесь помогут заготовленные шаблоны офферов, высокая степень автоматизации общения и постоянная вовлеченность эйчара в процесс. Но при этом надо рассмотреть и альтернативных кандидатов на случай отказа лидера. На этапе оффера отслеживают процент принятых предложений и время на принятие решения.

Эффективности воронки: рассчитать и увеличить

Чтобы рассчитать эффективность воронки, воспользуйтесь формулами конверсии:

Количество нанятых сотрудников / количество кандидатов на первом этапе воронки * 100% — для расчёта конверсии воронки в целом.

Например, на объявлении о поиске бухгалтера откликнулось 124 человека. Из них оффер приняли 2 человека. Тогда конверсия воронки 124 / 2 * 100% = 1,6%. Есть потенциал для оптимизации воронки. Возможно, стоит детализировать описание вакансии или подробнее поработать над составлением портрета кандидата.

Количество кандидатов, прошедших этап / количество кандидатов на предыдущем этапе * 100% — для расчёта конверсии на каждом их этапов воронки найма.

Например, компания ищет корректора. Тест на внимательность и грамотность сдали 30 человек. Из них на собеседование эйчар пригласил 10. Получается, конверсия этого участка воронки: 10 / 30 * 100% = 33%. Можно повысить уровень сложности теста или минимальный проходной балл, чтобы увеличить эффективность этапа.

Впрочем, сегодня даже не придётся самому отслеживать этапы и вручную рассчитывать конверсию — специальные программы сами построят воронку найма персонала, отследят показатели и предоставят цифры. Останется проанализировать их и принять меры.

Чтобы увеличить конверсию между этапами, нужно проанализировать процесс, увидеть слабые места и с ювелирной точностью подойти к их усилению. Сложно? Тогда рассмотрим примеры:

Если от этапа резюме к этапу собеседования доходит слишком мало кандидатов значит, вакансия притягивает нецелевую аудиторию. Решение — уточнить вакансию или усложнить отклик: добавить собеседование с ботом или экспресс-тестовое, попросить написать письмо по шаблону.

Так отсеете тех, кто интереса ради откликается вообще на все вакансии по своему или похожему профилю.

Если провал в конверсии на этапе между оффером и собеседованием, значит, итоговое предложение не выдерживает конкуренции. Решение — проанализировать текущее предложение и ситуацию на рынке, подсветить слабые места оффера и предложить заказчику варианты улучшения: снизить требования или улучшить условия.

Если нанятые специалисты не выходят на работу или отказываются от вакансии до окончания испытательного срока, то, скорее всего, не налажена система адаптации новичков. Решение — обеспечить сопровождение: познакомить с компанией, коллективом, назначить наставника, обучать и давать оперативный фидбек по задачам и процессам.

Инструменты отбора для настоящих профи: канбан и эджайл

Для улучшения работы воронок и устранения ошибок опытные эйчары прибегают к различным техникам. Наиболее популярны среди них канбан и эджайл.

Канбан — метод улучшения бизнес-процессов при помощи их визуализации. В случае с воронкой рекрутинга инструмент канбан — это таблицы и графы, иллюстрирующие процесс работы на каждом этапе воронки:

задачи, которые надо взять в работу;
задачи в работе;
завершённые задачи.

Преимущество такого подхода — анализ ситуации в моменте. Например, вы можете усовершенствовать каждый этап воронки тремя базовыми элементами канбан и|контролировать как минимум процесс и сроки.

Предупредим: система будет неудобной и нецелесообразной для описания полного процесса рекрутинга, поэтому для максимального эффекта стоит сделать её частью воронки.

Например, доска канбан на этапе собеседований покажет, сколько собеседований еще нужно провести, сколько — идут прямо сейчас, а сколько — уже закончились. Так вы всегда будете в курсе происходящего на этапе, а также сможете увидеть, если процесс подвиснет.

Эджайл — гибкая система адаптивных методик, которая подразумевает, что люди и взаимодействие между ними важнее инструментов и процессов. Термин пришёл в эйчар-среду из мира ИТ. И подарил эйчарам гибкость и изменчивость — качества, которые помогают наладить общение, подстраиваться под обстоятельства вместо того, чтобы следовать жёсткому первоначальному плану.

Это постоянный диалог между участниками процесса. Он позволяет мгновенно получать обратную связь и так же мгновенно отсеивать неподходящих для конкретного проекта кандидатов. Так, например, будущий непосредственный руководитель просмотрит успешные тестовые и уже на этом этапе отсеет слабых или не подходящих под задачи группы кандидатов.

В итоге все в выигрыше: процесс становится более гибким, участники — осведомлёнными, и никто не тратит время на проработку заведомо неподходящих кандидатов.

Простые, но работающие инструменты совершенствования воронки

Hr-рекрутинг — что это? Это процесс постоянного анализа и отлаживания механизмов поиска и найма. Рассмотрим три инструмента оптимизации (но помним, что их намного больше): анализ каналов поиска, анализ рынка труда, составление портрета кандидата. Работа с ними поможет усовершенствовать воронку найма персонала и улучшить процесс закрытия вакансий.

Анализ каналов поиска — инструмент для аналитической работы. На этом этапе эйчар составляет сводную таблицу каналов: рекрутинговых платформ, соцсетей, кадровых агентств, референтных программ, печатных изданий и др. Данные берут за конкретный период и отмечают в таблице ключевые показатели:

число сотрудников, привлечённых через канал;
количество дней на закрытие вакансии;
оценка эффективности привлечённых сотрудников;
коэффициент текучести;
затраты на закрытие вакансии.

Анализ проводят регулярно (например, раз в полгода) и отдельно для каждой вакансии. Так вы увидите, какой канал позволяет быстрее и эффективнее закрывать вакансии менеджеров, а какой — бухгалтеров, где не стоит искать айтишника, а где — руководителя направления.

Анализ рынка труда — инструмент для ежегодного исследования ситуации на рынке по отрасли или для конкретной вакансии. Эта работа покажет реальное положение дел, откроет новые и неочевидные каналы поиска, позволит найти и нанять редких специалистов.

Для анализа рынка труда раз в год или раз в полгода собирают данные:

средний размер зарплаты требуемого специалиста;
требования к квалификации;
количество требуемых специалистов на рынке труда;
рейтинг компании в кадровой сфере.

Анализ рынка поможет при создании оффера: появится понимание, как сформировать привлекательное (но не чрезмерно) предложение, улучшить имидж компании среди потенциальных кандидатов.

Разработка портрета кандидата — первый (подготовительный) этап воронки рекрутинга. Чем подробнее опишете кандидата, тем точнее подберёте стратегию и канал привлечения. Чем чётче представите себе требуемого специалиста, тем выше вероятность попасть в нужную аудиторию, отсеяв неподходящих кандидатов уже на этапе привлечения, а значит, сэкономив бюджет.

Разработка портрета кандидата включает в себя:

Сбор сведений — используете статистику, опросите сотрудников на похожих должностях, изучите кейсы топовых представителей и успешных специалистов.
Определение требуемых качеств — составьте максимально подробный список качеств, навыков и умений будущего кандидата. Акцент сделайте на soft skills, так как креативность и доброжелательность нельзя прокачать или приобрести, тогда как профессиональные hard skills прокачиваются в процессе работы уже на испытательном сроке.
Моделирование — на основе полученного списка составьте описание человека. Убедитесь, что ожидания реалистичны. Добавьте к портрету негативные штрихи — качества, которые вам не очень нравятся, но с которыми компания и коллеги могут мириться.

Вместо итогов

Теперь, когда вы знаете, что такое воронка найма сотрудников и как с ней работать, вынуждены сказать неприятную правду. Даже идеально настроенная воронка не гарантирует 100%-ное закрытие вакансии.

Реальность такова, что даже если все семь шагов пройдены идеально, на выходе можно получить по прежнему открытую вакансию. Дело в том, что воронка работает только с теми специалистами, которые ищут работу. И среди них может просто не быть того единственного, идеального, вашего.

В остальных же ситуациях воронка рекрутинга — популярный и работающий инструмент. Он позволяет настроить, контролировать, совершенствовать и прогнозировать закрытие вакансий. Главное — не лениться: грамотно выделить и пристально отслеживать все этапы воронки.

Впрочем, раз вы дочитали статью до конца, то лень — это не про вас.

Мы в вас верим, поэтому бонус в конце! Улучшить репутацию бренда на рынке труда поможет небанальная финансовая мотивация сотрудников, например, предоплаченные карты.