Top.Mail.Ru
Офбординг персонала. Как расстаться комфортно и бережно

Офбординг персонала. Как расстаться комфортно и бережно

Увольнение — не трагедия, не личная обида и не приговор. Увольнение — это всего лишь ещё одна рабочая задача. Секрет в правильно отлаженных процессах и чёткой структуре офбординга

Прошлый год рынок труда был встревожен событиями в экономике: бизнесы уходили из страны, на компании накладывались новые и новые санкции, а в сентябре и вовсе начался отток сотрудников — многие покидали страну.

В таких условиях всплеск увольнений не стал неожиданностью, но он же показал важность налаженного процесса офбординга, или, если упростить, процедуры увольнения — от озвучивания намерения покинуть компанию до прощания с командой.

В каждой компании есть программа адаптации сотрудника: распланированы обучения и учебные задачи, проставлены в календаре встречи с эйчарами и руководителем, возможно, даже разработаны велкам-письма, боксы или приветственный мерч. Но что насчёт увольнения? О нём практически ничего толкового не написано даже в интернете. А если посмотреть на рынок труда, то на нём и вовсе принято негласное правило — делать вид, что увольнений нет. Но ведь они есть. А неподготовленность руководителей и эйчаров приводит к проблемам не только с увольняемым сотрудником, но и с командой. И даже с бизнесом.

Часто даже опытные руководители боятся увольнений. Обеим сторонам неловко, неуютно и непонятно. Но увольнение не должно равняться концу. Если обе стороны эмоционально взрослые и в компании есть чёткая схема сопровождения увольнения, то расставание оставит после себя не стресс и озлобленность, а теплое ощущение дружбы и ностальгию.

В этой статье рассмотрим вопрос офбординга под конструктивным углом и дадим простые и понятные советы, как безболезненно расстаться с сотрудником и остаться при этом в выигрыше.

Что такое офбординг

Офбординг (англ. offboarding) — это завершение пути сотрудника в компании. Процесс по смыслу противоположен онбордингу, но содержание структурно перекликается.
Если во время онбординга мы плавно вводим сотрудника в рабочие процессы и знакомим с корпоративной культурой, то при офбординге — помогаем ему просто и безболезненно закрыть задачи и выйти из игры, а команде и компании — сохранить темпы, объёмы и качество работы.

Если копнуть глубже, а мы с вами обычно так и делаем, то увидим, что офбординг шире привычного понимания процесса увольнения. Офбординг — это комплекс шагов по завершению рабочих отношений, но с сохранением и даже улучшением человеческих связей между уволенными или уволившимися сотрудниками и компанией.

Конечно, стандартный офбординг не подойдёт, если у сотрудника и компании негативный бэкграунд, например, регулярные прогулы и намеренные срывы работы или регулярные задержки зарплаты на месяцы. В статье мы обратимся к ситуациям, когда обе стороны ведут себя по-взрослому и в силу обстоятельств оказались на пороге профессионального расставания. 

Зачем и как правильно

Офбординг персонала помогает сохранить тёплые отношения и связь между бывшим сотрудником и компанией, а значит:

  • Человек останется лояльным клиентом и станет едва ли не лучшей рекламой HR-бренда. Ведь в глазах его окружения имидж компании, из которой человек ушёл, но которой продолжает доверять, ощутимо подрастёт.
  • Человек будет делиться своим опытом работы в компании, делая акцент на сильных сторонах и привлекательных аспектах, ведь он не держит зла или обиды.
  • Человек сам станет амбассадором эйчар-бренда, особенно если причины расставания с компанией внешние: вынужденный переезд, желание сменить сферу деятельности или поработать на себя.
  • Компания и команда смогут обращаться к уволившемуся, если возникнут трудности или вопросы в его сфере, а он останется на связи и будет отслеживать новые интересные карьерные предложения.
  • Сотрудник, покинувший компанию спокойно и душевно не захочет вредить. Он не сольёт базу конкурентам, не станет удалять рабочие файлы, доступные только ему и, наоборот, постарается передать свои обязанности так, чтобы не навредить команде и компании. Для понимания масштабов вредительства сейчас, приведём результаты исследованич SaerchInform: в 2022 году 22% работодателей зафиксировали попытки бывших сотрудников навредить компании, и 24% затруднились с ответом.
  • Человек может вернуться. Лояльно настроенный бывший сотрудник может прокачаться в новой области и попробоваться в другой отдел или, например, набраться опыта и вернуться в прежнее подразделение на освободившееся место на шаг или два выше предыдущего. И это очень хорошо для компании, ведь найм и адаптация такого сотрудника будут сильно дешевле, чем поиск человека со стороны, ведь наш возвращенец уже знаком с культурой и процессам ив компании, а значит, проще и быстрее вольётся в коллектив и полноценный рабочий режим.

Кажется, даже у самого скептично настроенного человека после этого списка должны отпасть сомнения в необходимости офбординга сотрудника

Топ причин увольнений по собственному желанию

В третьем квартале 2022 года процент уволившихся по собственному желанию вырос до 78,2%. Многие работодатели, начальники и даже эйчары воспринимают такое решение как личную обиду, особенно если сотрудник долго и верно работал в компании, если он занимал ключевую должность или на него возлагались надежды.

Единственно правильное в такой ситуации:

  • Копнуть в себя, чтобы понять, почему на самом деле возникли такие эмоции.
  • Погрузиться в мотивы сотрудника — откровенно поговорить, чтобы вернуть отношения в струю искренности и взаимного уважения. Это поможет сохранить лояльность человека к вашему HR-бренду. А значит, возможно, он будет вас советовать друзьям или даже вернётся сам.

Сотрудник не всегда уходит из-за компании. У него могут быть и внешние причины. Согласно 10-летнему исследованию рекрутёра и писателя Яна Тегзе, выделяются восемь причин увольнения по собственному желанию:

  • Деньги. Маленькая зарплата или конкурентное предложение на новом месте могут побудить к увольнению даже самого преданного сотрудника.
  • Бюрократия, или полное отсутствие самостоятельности. Здесь речь не только и не столько о бумажной волоките, сколько о необходимости согласовывать каждый шаг с начальником, начальником начальника и начальником начальника начальника.
  • Некомпетентный руководитель: руководитель-микроменеджер, босс-самодур или безответственный тимлид — каждый кейс уникален.
  • Токсичный коллектив. Вечно ноющие коллеги, «старички», позволяющие себе переход на личности, или затянувшиеся межличностные или межкомандные конфликты. В такой атмосфере невозможно продуктивно работать и даже просто находиться ежедневно.
  • Некомфортные условия работы, которые не перекрываются даже плюшками и бонусами. Например, компания даёт сотрудникам возможность вздремнуть в течение дня и приносит горячие завтраки в кабинеты — это класс. Но если сотрудник едет по всем пробкам по два часа на работу и домой, то он легко променяет сон и завтрак на офис в 15 минутах ходьбы от подъезда.
  • Бесперспективность. Большинство сотрудников, особенно молодых, хотят развиваться. Они готовы учиться, делать больше и лучше, брать новые и интересные задачи, чтобы подниматься по карьерным ступеням. Но если сотрудник понимает, что все вакансии заняты и его энергия и вклад в общее дело не ведут к повышению в обозримом будущем, он начинает искать возможности роста на стороне. И это нормально.
  • Неадекватный объём работы. По этой причине увольняются как те, кто загружен на 120%, так и те, кто работает лишь полдня, а вторую половину просиживает в соцсетях в ожидании хотя бы каких-то задач. Первые выгорают, а вторым становится скучно.
  • Несовпадение ценностей или их переосмысление. Да, и такое бывает. Например, экоактивист не сможет долго проработать на предприятии, которое сбрасывает отходы в реку. И наоборот, заядлому курильщику и любителей пиццы с пивом будет некомфортно в коллективе, где все обсуждают походы в тренажёрку, командой бегают марафоны и устраивают корпоративные ПП-завтраки.
Понять причину — вот одна из главных задач офбординга. Понять, что сделать лучше, — вторая из них. Откровенный разговор с уходящим сотрудником на равных нужен обеим сторонам, чтобы снять напряжение и восстановить отношения.

Кстати, хорошим решением будет провести выходное собеседование не с руководителем, который может быть причиной ухода, а с нейтрально настроенным профессиональным эйчаром.

Сотрудники, которых невыгодно отпускать

В идеальном мире сотрудники не уходят. А если уходят, то их можно моментально заменить членами их же команды или за пару дней найти достойного кандидата на замену. А что в реальности? В реальности случается, что некоторые сотрудники настолько ценны, что дешевле сделать им контроффер, чем отпустить и пытаться найти замену.

Итак, каких сотрудников стоит попытаться удержать контроффером:

  • Тех, на ком завязаны бизнес-процессы. Это могут быть топ-менеджеры, ключевые продажники или даже администратор, который один во все компании умеет оформлять заказы.
  • Тех, у кого был доступ к секретной инсайдерской информации: базе крупных клиентов, планам по развитию и обходу конкурентов. Чаще всего таких сотрудников пытаются переманить прямые конкуренты, поэтому риск утечки секретных данных слишком велик.
  • Узкопрофильные специалисты и те, спрос на кого превышает предложение.

Чтобы усилить контроффер, предложите то, чего ему могло не хватить:

  • Карьерный рост и возможности для развития.
  • Бонусы за выполнение KPI и за выслугу лет. Например, деньгами или предоплаченным сертификатом на услуги клиник, спа-центров, салонов красоты и прочего.
  • Повышение зарплаты — здесь хорошо бы узнать предложение конкурента и перебить его.
  • Опционы на покупку акций компании или долю в бизнесе — в зависимости от ценности и статуса сотрудника.

Ваш честный и подробный офбординг-мануал

А теперь — к практике! Составили прикладной чек-лист по офбордингу. Дополните его системами, от которых надо отключить сотрудника, и имуществом, которое он должен вернуть — и у вас на руках уже будет рабочая инструкция. 

Шаг 1. Как только решение об увольнении было озвучено — а сделать это надо тет-а-тет — сообщите коллективу об этом. Подробно, но без личных подробностей и обвинений, расскажите о причинах. Это предотвратит волну сплетен, домыслов и слухов.

Шаг 2. Дайте сотруднику понятную инструкцию по дальнейшим действиям. Если корпкультура подразумевает открытость, то выложите эту инструкцию в открытый доступ, чтобы каждый понимал порядок действия при увольнении.

Шаг 3. Вместе с сотрудником составьте полный список его обязанностей и передайте их: распределите между действующими членами команды или новому сотруднику. Попросите увольняющегося не просто рассказать и показать, но и составить подробные инструкции, FAQ и чек-листы. Будет здорово, если в компании подобные документы для каждой должности будет вести каждый из сотрудников и обновлять раз в квартал или полгода. В этом случае при увольнении риск что-то забыть снизится.

Шаг 4. Вместе с сотрудником напишите заявку в техподдержку на отключение от внутренних систем и сервисов. Чтобы обезопасить компанию от утечки внутренней информации важно, чтобы после подписания обходного листа, сотрудник не смог войти ни на корпоративную почту, ни на корпортал, ни в ноушн, трелло или другую систему планирования, ни даже в гугл-доки команды. 

Чаще всего именно про последние забывают, ведь доступ выдается не на рабочую, а на личную почту. И это тоже момент, с которым надо поработать на уровне всей компании — сделайте так, чтобы во все внутренние системы и сервисы доступ был только под корпоративной учёткой, а не под личной.

Шаг 5. Передайте сотруднику полный список техники и вещей, которые он должен вернуть компании. Например, ноутбук, телефон, корпоративная кредитная карта и даже автомобиль. Опять же процесс пройдёт сильно проще, если список переданного в пользование каждому сотруднику будет вестись и обновляться на регулярной основе.

Шаг 6. Проведите выходное интервью. Если у сотрудника сложились доверительные отношения с начальником, то это сделает руководитель. Если же есть хотя бы небольшой шанс, что человек уходит из-за босса, лучше доверить этот этап опытному эйчару. 

Вот примерный список вопросов для выходного интервью — не забудьте актуализировать его для своей компании: 

  • «Расскажи про отношения с командой. Есть ли что-то, в чём ты расходишься с ними?» 
  • «Расскажи про впечатления от работы в компании. Есть что-то, что побудило тебя покинуть команду?»
  • «Как ты думаешь, что можно было бы улучшить в работе компании?» 
  • «Готов ли ты в будущем рассматривать возвращение в компанию? На каких условиях?» 
  • «Какие навыки необходимы на той позиции, на которой работал ты?» 
  • «Как бы ты описал друзьям работу в компании?» 
  • «Можем ли оставаться на связи и где?»

Шаг 7. Дайте фидбэк. Напишите рекомендательное письмо или предложите обратиться за ним при отклике на конкретную вакансию. Постарайтесь сделать это письмо подробным и честным. Все похвалы и сильные стороны сотрудника подкрепляйте примерами и объясняйте, как это повлияло на работу компании.

Шаг 8. Попрощайтесь. Организуйте проводы в коллективе, скажите напутственную речь и пожелайте удачи в будущем. Скажите, что будете рады возвращению и просто остаться на связи.

Если в коллективе принято дарить подарки, то вручите сертификат в любимое заведение или предоплаченную карту на выбранную категорию услуг. 

Шаг 9. Оставайтесь на связи. Интересуйтесь делами ушедшего сотрудника, присылайте ему вакансии, которые его могут заинтересовать, спрашивайте о рабочих моментах, если зашли в тупик и уверены, что он подскажет. Ему будет приятно внимание, а компания поддержит репутацию заботливого работодателя.

Увольнения случаются. Это естественный процесс роста сотрудников и компании. Они не ударят по HR-бренду и даже укрепят его, если с ними наладить правильную работу.

Офбординг — первый шаг на пути к этому. А если смотреть шире и системно — как мы любим — то увидим, что превентивную работу надо вести едва ли не с момента онбординга. С самого начала сотрудник должен понимать порядок действий и эмоциональный окрас расставания. Регулярные мотивационные беседы и контроль удовлетворенности работой, коллективом, корпоративной культурой, системой поощрений и, конечно, зарплатой помогут вовремя заметить угрозу ухода и предотвратить её

С другой стороны, такие простые и маленькие, но важные процессы, как контроль за выданной техникой и доступами, регулярное обнвление рабочих инструкций и FAQ, сделают процесс офбординга комфортным для обеих сторон.


Источники:

Команда проекта

Екатерина Самойлова
Екатерина Самойлова
Автор
Написала статью
Анна Задворнова
Анна Задворнова
Редактор
Подготовила релиз

Обсудим ваш проект?

Мы предлагаем современные решения для мотивации сотрудников на базе предоплаченных карт Visa, Mastercard и МИР. Заполните короткую форму — мы подберем решение для задач вашего бизнеса, а также проконсультируем по вопросам бухгалтерского и налогового учета предоплаченных банковских карт с шаблонами всех необходимых документов.
Алёна Лисякова
Руководитель проектов
Заполняя форму, я принимаю условия передачи информации и даю согласие на получение информации о продуктах и услугах ООО «Подарок в Квадрате»

Истории успеха любимых клиентов

Здравствуйте!

Мы заботимся о качестве сервиса, поэтому обещаем, что наш специалист перезвонит в ближайшее рабочее время.
Алёна Лисякова
Руководитель проектов

Здравствуйте!

Мы заботимся о качестве сервиса, поэтому обещаем, что наш специалист перезвонит в ближайшее рабочее время.
Алёна Лисякова
Руководитель проектов
Заполняя форму, я принимаю условия передачи информации и даю согласие на получение информации о продуктах и услугах ООО «Подарок в Квадрате»

Спасибо за заявку!

Специалист свяжется с вами в ближайшее время.