Увольнение — не трагедия, не личная обида и не приговор. Увольнение — это всего лишь ещё одна рабочая задача. Секрет в правильно отлаженных процессах и чёткой структуре офбординга
Содержание:
Прошлый год рынок труда был встревожен событиями в экономике: бизнесы уходили из страны, на компании накладывались новые и новые санкции, а в сентябре и вовсе начался отток сотрудников — многие покидали страну.
В таких условиях всплеск увольнений не стал неожиданностью, но он же показал важность налаженного процесса офбординга, или, если упростить, процедуры увольнения — от озвучивания намерения покинуть компанию до прощания с командой.
В каждой компании есть программа адаптации сотрудника: распланированы обучения и учебные задачи, проставлены в календаре встречи с эйчарами и руководителем, возможно, даже разработаны велкам-письма, боксы или приветственный мерч. Но что насчёт увольнения? О нём практически ничего толкового не написано даже в интернете. А если посмотреть на рынок труда, то на нём и вовсе принято негласное правило — делать вид, что увольнений нет. Но ведь они есть. А неподготовленность руководителей и эйчаров приводит к проблемам не только с увольняемым сотрудником, но и с командой. И даже с бизнесом.
Часто даже опытные руководители боятся увольнений. Обеим сторонам неловко, неуютно и непонятно. Но увольнение не должно равняться концу. Если обе стороны эмоционально взрослые и в компании есть чёткая схема сопровождения увольнения, то расставание оставит после себя не стресс и озлобленность, а теплое ощущение дружбы и ностальгию.
В этой статье рассмотрим вопрос офбординга под конструктивным углом и дадим простые и понятные советы, как безболезненно расстаться с сотрудником и остаться при этом в выигрыше.
Офбординг (англ. offboarding) — это завершение пути сотрудника в компании. Процесс по смыслу противоположен онбордингу, но содержание структурно перекликается.
Если во время онбординга мы плавно вводим сотрудника в рабочие процессы и знакомим с корпоративной культурой, то при офбординге — помогаем ему просто и безболезненно закрыть задачи и выйти из игры, а команде и компании — сохранить темпы, объёмы и качество работы.
Если копнуть глубже, а мы с вами обычно так и делаем, то увидим, что офбординг шире привычного понимания процесса увольнения. Офбординг — это комплекс шагов по завершению рабочих отношений, но с сохранением и даже улучшением человеческих связей между уволенными или уволившимися сотрудниками и компанией.
Конечно, стандартный офбординг не подойдёт, если у сотрудника и компании негативный бэкграунд, например, регулярные прогулы и намеренные срывы работы или регулярные задержки зарплаты на месяцы. В статье мы обратимся к ситуациям, когда обе стороны ведут себя по-взрослому и в силу обстоятельств оказались на пороге профессионального расставания.
Офбординг персонала помогает сохранить тёплые отношения и связь между бывшим сотрудником и компанией, а значит:
Кажется, даже у самого скептично настроенного человека после этого списка должны отпасть сомнения в необходимости офбординга сотрудника.
В третьем квартале 2022 года процент уволившихся по собственному желанию вырос до 78,2%. Многие работодатели, начальники и даже эйчары воспринимают такое решение как личную обиду, особенно если сотрудник долго и верно работал в компании, если он занимал ключевую должность или на него возлагались надежды.
Единственно правильное в такой ситуации:
Сотрудник не всегда уходит из-за компании. У него могут быть и внешние причины. Согласно 10-летнему исследованию рекрутёра и писателя Яна Тегзе, выделяются восемь причин увольнения по собственному желанию:
Понять причину — вот одна из главных задач офбординга. Понять, что сделать лучше, — вторая из них. Откровенный разговор с уходящим сотрудником на равных нужен обеим сторонам, чтобы снять напряжение и восстановить отношения.
Кстати, хорошим решением будет провести выходное собеседование не с руководителем, который может быть причиной ухода, а с нейтрально настроенным профессиональным эйчаром.
В идеальном мире сотрудники не уходят. А если уходят, то их можно моментально заменить членами их же команды или за пару дней найти достойного кандидата на замену. А что в реальности? В реальности случается, что некоторые сотрудники настолько ценны, что дешевле сделать им контроффер, чем отпустить и пытаться найти замену.
Итак, каких сотрудников стоит попытаться удержать контроффером:
Чтобы усилить контроффер, предложите то, чего ему могло не хватить:
А теперь — к практике! Составили прикладной чек-лист по офбордингу. Дополните его системами, от которых надо отключить сотрудника, и имуществом, которое он должен вернуть — и у вас на руках уже будет рабочая инструкция.
Шаг 1. Как только решение об увольнении было озвучено — а сделать это надо тет-а-тет — сообщите коллективу об этом. Подробно, но без личных подробностей и обвинений, расскажите о причинах. Это предотвратит волну сплетен, домыслов и слухов.
Шаг 2. Дайте сотруднику понятную инструкцию по дальнейшим действиям. Если корпкультура подразумевает открытость, то выложите эту инструкцию в открытый доступ, чтобы каждый понимал порядок действия при увольнении.
Шаг 3. Вместе с сотрудником составьте полный список его обязанностей и передайте их: распределите между действующими членами команды или новому сотруднику. Попросите увольняющегося не просто рассказать и показать, но и составить подробные инструкции, FAQ и чек-листы. Будет здорово, если в компании подобные документы для каждой должности будет вести каждый из сотрудников и обновлять раз в квартал или полгода. В этом случае при увольнении риск что-то забыть снизится.
Шаг 4. Вместе с сотрудником напишите заявку в техподдержку на отключение от внутренних систем и сервисов. Чтобы обезопасить компанию от утечки внутренней информации важно, чтобы после подписания обходного листа, сотрудник не смог войти ни на корпоративную почту, ни на корпортал, ни в ноушн, трелло или другую систему планирования, ни даже в гугл-доки команды.
Чаще всего именно про последние забывают, ведь доступ выдается не на рабочую, а на личную почту. И это тоже момент, с которым надо поработать на уровне всей компании — сделайте так, чтобы во все внутренние системы и сервисы доступ был только под корпоративной учёткой, а не под личной.
Шаг 5. Передайте сотруднику полный список техники и вещей, которые он должен вернуть компании. Например, ноутбук, телефон, корпоративная кредитная карта и даже автомобиль. Опять же процесс пройдёт сильно проще, если список переданного в пользование каждому сотруднику будет вестись и обновляться на регулярной основе.
Шаг 6. Проведите выходное интервью. Если у сотрудника сложились доверительные отношения с начальником, то это сделает руководитель. Если же есть хотя бы небольшой шанс, что человек уходит из-за босса, лучше доверить этот этап опытному эйчару.
Вот примерный список вопросов для выходного интервью — не забудьте актуализировать его для своей компании:
Шаг 7. Дайте фидбэк. Напишите рекомендательное письмо или предложите обратиться за ним при отклике на конкретную вакансию. Постарайтесь сделать это письмо подробным и честным. Все похвалы и сильные стороны сотрудника подкрепляйте примерами и объясняйте, как это повлияло на работу компании.
Шаг 8. Попрощайтесь. Организуйте проводы в коллективе, скажите напутственную речь и пожелайте удачи в будущем. Скажите, что будете рады возвращению и просто остаться на связи.
Если в коллективе принято дарить подарки, то вручите сертификат в любимое заведение или предоплаченную карту на выбранную категорию услуг.
Шаг 9. Оставайтесь на связи. Интересуйтесь делами ушедшего сотрудника, присылайте ему вакансии, которые его могут заинтересовать, спрашивайте о рабочих моментах, если зашли в тупик и уверены, что он подскажет. Ему будет приятно внимание, а компания поддержит репутацию заботливого работодателя.
Увольнения случаются. Это естественный процесс роста сотрудников и компании. Они не ударят по HR-бренду и даже укрепят его, если с ними наладить правильную работу.
Офбординг — первый шаг на пути к этому. А если смотреть шире и системно — как мы любим — то увидим, что превентивную работу надо вести едва ли не с момента онбординга. С самого начала сотрудник должен понимать порядок действий и эмоциональный окрас расставания. Регулярные мотивационные беседы и контроль удовлетворенности работой, коллективом, корпоративной культурой, системой поощрений и, конечно, зарплатой помогут вовремя заметить угрозу ухода и предотвратить её
С другой стороны, такие простые и маленькие, но важные процессы, как контроль за выданной техникой и доступами, регулярное обнвление рабочих инструкций и FAQ, сделают процесс офбординга комфортным для обеих сторон.
Malltech работает на рынке коммерческой недвижимости с 2004 года. Компания — девелопер полного цикла, занимается разработкой концепции, строительством и управлением торговыми центрами суперрегионального формата.