Компенсация транспортных расходов — конкурентное преимущество вакансии. Как оплачивать сотрудникам проезд

Роберт Халф, основатель одной из крупнейших консалтинговых фирм по кадровым вопросам, провел опрос и выяснил, что 85% сотрудников США предпочитают вакансии с более низкой зарплатой, но удобной дорогой. А 23% работников в стране уволились из-за тяжелых поездок до работы.

В России работодатели по закону обязаны компенсировать сотрудникам затраты на проезд в рабочих целях. А вот остальным работникам оплачивать транспортные расходы закон не обязывает, но и не запрещает. 

Компенсация проезда — преимущество, которое помогает заинтересовать и удержать работников. Льгота показывает заботу о персонале и выделяет вакансию среди остальных. В 2022 году мы совместно с «Бенефактори» провели исследование по моделям гибких льготы в России и выяснили, что компенсация транспортных расходов занимает первое место в структуре кафетерия многих компаний. Эта льгота популярна и у сотрудников.

Компенсация проезда — это особенно привлекательный инструмент найма и удержания сотрудников. В конце концов, покрытие части расходов на проезд показывает, что компания инвестирует в сотрудников и в то, что они дают бизнесу.

Андреа Тобен

Менеджер по вознаграждениям и благосостоянию компании Paycor

Компенсация расходов на проезд по чекам

Способ требует хранения всех чеков и билетов

Можно возмещать расходы на проезд после их подтверждения чеком или проездным билетом. Обычно компенсация выплачивается за период, например, за неделю или месяц.

Но весь период сотрудникам приходится хранить билеты, а затем сдавать их эйчарам. Они проверяют дату и время проезда на каждом билете, считают сумму к выплате, передают данные в бухгалтерию — все это занимает много времени.

Сотрудники пользуются за счет компании любым удобным транспортом: автобусами, троллейбусами, электричками, такси, каршерингом. Но сначала им приходится рассчитываться своими деньгами, а потом дожидаться компенсации. Не очень удобно собирать билеты и хранить их. Электронные придется искать в почте, скачивать и распечатывать. Чеки выдают не во всех поездках — например, при оплате такси в регионах наличными.

Работодателю при компенсации по чекам не придется заключать договор с транспортной компанией, соблюдать его условия и оплачивать услуги. Собирать билеты можно у сотрудников из любых городов. Однако у эйчаров уйдет много времени на проверку чеков и квитанций. К тому же, есть риск, что сотрудники принесут чужие билеты.

Учет по путевым листам

Нормы расхода топлива для большинства автомобилей утверждены Минтрансом

Сотрудникам, которые ездят на своей машине, нужно оплачивать бензин. Чтобы рассчитать, сколько бензина потрачено на работе, составляют путевые листы. Работники заполняют их и отдают эйчарам вместе с чеками из заправок. 

Для составления путевого листа нужно установить норму расхода топлива на один километр. Для многих автомобилей нормы утверждены в перечне Минтранса России, но для некоторых придется  разработать собственную. 

Затем определяют границы рабочего времени. Когда сотрудники начинают смену, в путевом листе фиксируют показания спидометра. В конце рабочего дня показания снова записывают, и путевой лист сдается в эйчар-отдел. 

Эйчар рассчитывает, сколько километров автомобиль проехал в рабочее время, и полученную цифру умножает на установленную норму расхода топлива. Получается количество топлива, израсходованного на нужды компании. На основании этой цифры и чеков из заправки, компенсируются расходы на ГСМ.

Сотрудникам удобно ездить по служебным вопросам на своей машине, и получать компенсацию. Однако за топливо все равно придется сначала заплатить самостоятельно, а потом ждать компенсации. Да и не всем удобно вести путевой лист и отчитываться о пройденных километрах.

Образец путевого листа — нужно внести множество данных, в том числе отметки об опоздании, ожидании, простое, заездах в гараж и других данных. На это нужно потратить немало времени. При этом не каждый водитель ответственно отнесется к заполнению всех данных

Много времени уходит на выписку транспортных листов, их обработку, расчет потраченного топлива, проверку чеков из АЗС. Невозможно точно установить, не заезжал ли сотрудник куда-то по личным делам. А для фиксации показателей спидометра вообще может потребоваться отдельный человек, ведь сам работник — лицо заинтересованное, и может искажать показатели в свою пользу.

Договор с транспортной компанией

Крупные компании могут выбрать несколько точек подачи транспорта в городе, чтобы собирать сотрудников из разных районов

Этот вариант подойдет компаниям, до офисов которых добираться на общественном транспорте сложно и долго, а на такси — дорого. Можно заключить договор с организацией, которая за фиксированную плату будет довозить персонал до работы и обратно. Как правило, деньги берут не за количество пассажиров, а за количество транспорта.

Это помогает персоналу бесплатно добираться до работы. Но разъездным сотрудникам все равно придется доплачивать.

Персоналу удобно бесплатно добираться до работы, но некоторым все равно придется доезжать до места остановки автобуса и тратить деньги на проезд.

Соискатели охотнее выбирают работодателя, который создает для коллектива комфортные условия, включающие служебную развозку. К тому же, такой способ помогает персоналу не опаздывать.

Дмитрий Петров

Генеральный директор «Интерсервис»

Но оплачивать автобус придется, даже если в нем едет, например, всего три человека, а остальные в отпуске или болеют. К тому же, аренда автобуса с водителем полностью вопрос оплаты проезда не решает. Придется дополнительно компенсировать траты сотрудникам с разъездным характером работы.

Корпоративное такси

Корпоративное такси можно подключить в большинстве крупных городов

С помощью корпоративного аккаунта в такси можно заказывать машину, расплачиваться с расчетного счета компании и оформлять закрывающие документы. Это дает сотрудникам возможность быстро находить авто и вовремя приезжать на встречи. При этом не нужно сохранять чеки, ведь они автоматически появляются в личном кабинете работодателя. 

Сервисы корпоративного такси предлагают много полезных настроек: ограничение бюджета на поездки; выбор дней недели, времени и геозоны, в рамках которых доступен заказ машины; ограничения по классам автомобилей. А еще с помощью сервиса заказывают доставку еды, канцтоваров и оргтехники.

Сотрудники максимально мобильны: они могут быстро и бесплатно заказать такси. Деньги за поездку снимаются со счета компании. Не нужно собирать, сохранять и распечатывать чеки. Но сервис доступен не во всех городах, и часть работников останется без льготы. К тому же, иногда удобнее доехать на метро, а не стоять в пробке. В небольших городах не всегда получается заказать нужную машину. Например, нужен минивен, а доступны только легковые авто.

Можно управлять бюджетом на поездки: установить лимит, ограничить класс машин и время их вызова. А еще корпоративное такси — это дополнительные бонусы: доставка еды, канцелярии. Однако иногда целесообразнее воспользоваться общественным транспортом.

Топливные карты

С топливной карты можно рассчитываться только на определенных АЗС

Топливные карты — аналог банковских. У них свой уникальный номер, компания-эмитент и баланс. Работодатель заключает договор с топливной компанией на выпуск и обслуживание карт, которыми можно рассчитываться только на определенных автозаправочных станциях. Зачисляет на счет компании деньги, распределяет их между картами, а потом раздает сотрудникам.

Можно настроить автопополнение средств на картах до выбранного лимита: раз в неделю, месяц, квартал. Это удобно, если маршрут передвижения и расход бензина примерно одинаковый. Если расход постоянно меняется, придется пополнять карты вручную.

Сотрудникам удобно ездить по служебным вопросам на собственном автомобиле, и получать компенсацию. При этом оплата за поездку сразу снимается со счета компании, и чеки сохранять не нужно. Как правило, вместе с выдачей карты сотруднику подключают личный кабинет, где можно посмотреть баланс карты и заправки, на которых принимают оплату. Единственное неудобство — ограниченность сети АЗС.

Компания может быть уверена, что сотрудник тратит деньги только на оплату ГСМ в сертифицированных станциях. А значит, купить дешевое и некачественное топливо не получится. Кроме того, по топливной карте бензин можно купить с небольшой скидкой. Все отчеты, чеки и данные по транзакциям доступны работодателю в любое время. Однако обслуживание карт платное, а за транзакции может начисляться комиссия.

Виртуальные предоплаченные банковские карты

Предоплаченные карты можно оформить под конкретный бренд

Предоплаченные банковские карты категории «Транспорт» позволяют оплатить вообще все виды транспортных расходов: общественный транспорт, такси, каршеринг, топливо на любых АЗС: «Лукойл», «Газпромнефть», «Роснефть», «Татнефть» и др. Еще ими можно расплачиваться в сетях СТО, шиномонтажа, автомоек и паркинга. При этом заключается всего один договор.

После заключения договора работодатель пополняет счет компании и распределяет деньги между картами, которые раздает персоналу. После активации карт у сотрудников появится личный кабинет, где они смотрят баланс, историю транзакций и обращаются в поддержку. 

У работодателя тоже появится личный кабинет. Там можно настроить автоматическое пополнение карт, сумму лимита на каждого сотрудника или должность, период начисления бонусов. А также скачать всю отчетность в удобном виде.

Льгота доступна сотрудникам на личном автомобиле и без него. Предоплаченные карты действуют в общественном транспорте, такси, каршеринге. Можно купить бензин, автозапчасти или оплатить парковку. При этом не придется искать, где заправиться или ездить на такси одной компании — расплатиться можно везде и в любых городах. Деньги списываются с предоплаченной карты, и чеки сохранять не нужно. Единственный недостаток — максимальный лимит средств для зачисления — 15 000 руб.

Работодатели уверены, что сотрудники тратят деньги именно на транспорт. По предоплаченной карте невозможно купить что-либо, не относящееся к выбранной категории. Все чеки и квитанции придут в личный кабинет. При этом достаточно заключить всего один договор с компанией, предоставляющей предоплаченные карты. Период начисления средств и сумма лимита на каждого работника настраиваются. Поставщик берет комиссию на зачисление денежных средств, однако она не сравнится по величине с объемом работ, от которых освобождаются эйчары и бухгалтерия.

Специалисты компании «Подарок в квадрате» помогают на каждом этапе запуска льготы: подбирают механику и готовое решение по автоматизации, консультируют по бухгалтерскому и налоговому учету, предоставляют шаблоны всех необходимых документов.

«Подарок в Квадрате» — один из наших любимых партнеров! Заказываем предоплаченные карты для мотивации сотрудников и как подарки. Благодарим нашего менеджера Михаила Онучина за то, что всегда на связи и готов помочь в самые сжатые сроки! И просто за доброжелательное человеческое общение. Отдельный респект от нашей бухгалтерии за всегда верно оформленные закрывающие документы!

Валерия Гогуева

Старший менеджер по персоналу, ГК «Новард»

Что выбрать

Одинаково удобного для всех компаний способа компенсации транспорта не существует

• Если офис или завод расположены в отдаленных районах, подойдет договор с транспортной компанией. 
• Если нужно компенсировать проезд только на общественном транспорте, можно выбрать возмещение по чекам.
• Если в планах компенсировать проезд только на личном автомобиле, подойдет учет по путевым листам или топливные карты. 
• Если хочется предоставить сотрудникам бесплатный проезд на такси, можно завести корпоративный аккаунт. 

У всех этих способов есть минусы, которых лишены предоплаченные банковские карты. Они подходят для оплаты общественного транспорта, такси, каршеринга, бензина, парковок, услуг СТО, покупки автозапчастей по всей России. При этом сотрудникам не придется собирать и хранить чеки, а эйчарам и бухгалтерам — обрабатывать их. Это экономит бюджет на льготы.