Офбординг персонала. Как расстаться комфортно и бережно

Прошлый год рынок труда был встревожен событиями в экономике: бизнесы уходили из страны, на компании накладывались новые и новые санкции, а в сентябре и вовсе начался отток сотрудников — многие покидали страну.

В таких условиях всплеск увольнений не стал неожиданностью, но он же показал важность налаженного процесса офбординга, или, если упростить, процедуры увольнения — от озвучивания намерения покинуть компанию до прощания с командой.

В каждой компании есть программа адаптации сотрудника: распланированы обучения и учебные задачи, проставлены в календаре встречи с эйчарами и руководителем, возможно, даже разработаны велкам-письма, боксы или приветственный мерч. Но что насчёт увольнения? О нём практически ничего толкового не написано даже в интернете. А если посмотреть на рынок труда, то на нём и вовсе принято негласное правило — делать вид, что увольнений нет. Но ведь они есть. А неподготовленность руководителей и эйчаров приводит к проблемам не только с увольняемым сотрудником, но и с командой. И даже с бизнесом.

Часто даже опытные руководители боятся увольнений. Обеим сторонам неловко, неуютно и непонятно. Но увольнение не должно равняться концу. Если обе стороны эмоционально взрослые и в компании есть чёткая схема сопровождения увольнения, то расставание оставит после себя не стресс и озлобленность, а теплое ощущение дружбы и ностальгию.

В этой статье рассмотрим вопрос офбординга под конструктивным углом и дадим простые и понятные советы, как безболезненно расстаться с сотрудником и остаться при этом в выигрыше.

Что такое офбординг

Офбординг (англ. offboarding) — это завершение пути сотрудника в компании. Процесс по смыслу противоположен онбордингу, но содержание структурно перекликается.
Если во время онбординга мы плавно вводим сотрудника в рабочие процессы и знакомим с корпоративной культурой, то при офбординге — помогаем ему просто и безболезненно закрыть задачи и выйти из игры, а команде и компании — сохранить темпы, объёмы и качество работы.

Если копнуть глубже, а мы с вами обычно так и делаем, то увидим, что офбординг шире привычного понимания процесса увольнения. Офбординг — это комплекс шагов по завершению рабочих отношений, но с сохранением и даже улучшением человеческих связей между уволенными или уволившимися сотрудниками и компанией.

Конечно, стандартный офбординг не подойдёт, если у сотрудника и компании негативный бэкграунд, например, регулярные прогулы и намеренные срывы работы или регулярные задержки зарплаты на месяцы. В статье мы обратимся к ситуациям, когда обе стороны ведут себя по-взрослому и в силу обстоятельств оказались на пороге профессионального расставания. 

Зачем и как правильно

Офбординг персонала помогает сохранить тёплые отношения и связь между бывшим сотрудником и компанией, а значит:

• Человек останется лояльным клиентом и станет едва ли не лучшей рекламой HR-бренда. Ведь в глазах его окружения имидж компании, из которой человек ушёл, но которой продолжает доверять, ощутимо подрастёт.
• Человек будет делиться своим опытом работы в компании, делая акцент на сильных сторонах и привлекательных аспектах, ведь он не держит зла или обиды.
• Человек сам станет амбассадором эйчар-бренда, особенно если причины расставания с компанией внешние: вынужденный переезд, желание сменить сферу деятельности или поработать на себя.
• Компания и команда смогут обращаться к уволившемуся, если возникнут трудности или вопросы в его сфере, а он останется на связи и будет отслеживать новые интересные карьерные предложения.
• Сотрудник, покинувший компанию спокойно и душевно не захочет вредить. Он не сольёт базу конкурентам, не станет удалять рабочие файлы, доступные только ему и, наоборот, постарается передать свои обязанности так, чтобы не навредить команде и компании. Для понимания масштабов вредительства сейчас, приведём результаты исследованич SaerchInform: в 2022 году 22% работодателей зафиксировали попытки бывших сотрудников навредить компании, и 24% затруднились с ответом.
• Человек может вернуться. Лояльно настроенный бывший сотрудник может прокачаться в новой области и попробоваться в другой отдел или, например, набраться опыта и вернуться в прежнее подразделение на освободившееся место на шаг или два выше предыдущего. И это очень хорошо для компании, ведь найм и адаптация такого сотрудника будут сильно дешевле, чем поиск человека со стороны, ведь наш возвращенец уже знаком с культурой и процессам ив компании, а значит, проще и быстрее вольётся в коллектив и полноценный рабочий режим.

Кажется, даже у самого скептично настроенного человека после этого списка должны отпасть сомнения в необходимости офбординга сотрудника. 

Топ причин увольнений по собственному желанию

В третьем квартале 2022 года процент уволившихся по собственному желанию вырос до 78,2%. Многие работодатели, начальники и даже эйчары воспринимают такое решение как личную обиду, особенно если сотрудник долго и верно работал в компании, если он занимал ключевую должность или на него возлагались надежды.

Единственно правильное в такой ситуации:

• Копнуть в себя, чтобы понять, почему на самом деле возникли такие эмоции.
• Погрузиться в мотивы сотрудника — откровенно поговорить, чтобы вернуть отношения в струю искренности и взаимного уважения. Это поможет сохранить лояльность человека к вашему HR-бренду. А значит, возможно, он будет вас советовать друзьям или даже вернётся сам.

Сотрудник не всегда уходит из-за компании. У него могут быть и внешние причины. Согласно 10-летнему исследованию рекрутёра и писателя Яна Тегзе, выделяются восемь причин увольнения по собственному желанию:

• Деньги. Маленькая зарплата или конкурентное предложение на новом месте могут побудить к увольнению даже самого преданного сотрудника.
• Бюрократия, или полное отсутствие самостоятельности. Здесь речь не только и не столько о бумажной волоките, сколько о необходимости согласовывать каждый шаг с начальником, начальником начальника и начальником начальника начальника.
• Некомпетентный руководитель: руководитель-микроменеджер, босс-самодур или безответственный тимлид — каждый кейс уникален.
• Токсичный коллектив. Вечно ноющие коллеги, «старички», позволяющие себе переход на личности, или затянувшиеся межличностные или межкомандные конфликты. В такой атмосфере невозможно продуктивно работать и даже просто находиться ежедневно.
• Некомфортные условия работы, которые не перекрываются даже плюшками и бонусами. Например, компания даёт сотрудникам возможность вздремнуть в течение дня и приносит горячие завтраки в кабинеты — это класс. Но если сотрудник едет по всем пробкам по два часа на работу и домой, то он легко променяет сон и завтрак на офис в 15 минутах ходьбы от подъезда.
• Бесперспективность. Большинство сотрудников, особенно молодых, хотят развиваться. Они готовы учиться, делать больше и лучше, брать новые и интересные задачи, чтобы подниматься по карьерным ступеням. Но если сотрудник понимает, что все вакансии заняты и его энергия и вклад в общее дело не ведут к повышению в обозримом будущем, он начинает искать возможности роста на стороне. И это нормально.
• Неадекватный объём работы. По этой причине увольняются как те, кто загружен на 120%, так и те, кто работает лишь полдня, а вторую половину просиживает в соцсетях в ожидании хотя бы каких-то задач. Первые выгорают, а вторым становится скучно.
• Несовпадение ценностей или их переосмысление. Да, и такое бывает. Например, экоактивист не сможет долго проработать на предприятии, которое сбрасывает отходы в реку. И наоборот, заядлому курильщику и любителей пиццы с пивом будет некомфортно в коллективе, где все обсуждают походы в тренажёрку, командой бегают марафоны и устраивают корпоративные ПП-завтраки.

Понять причину — вот одна из главных задач офбординга. Понять, что сделать лучше, — вторая из них. Откровенный разговор с уходящим сотрудником на равных нужен обеим сторонам, чтобы снять напряжение и восстановить отношения.

Кстати, хорошим решением будет провести выходное собеседование не с руководителем, который может быть причиной ухода, а с нейтрально настроенным профессиональным эйчаром.

Сотрудники, которых невыгодно отпускать

В идеальном мире сотрудники не уходят. А если уходят, то их можно моментально заменить членами их же команды или за пару дней найти достойного кандидата на замену. А что в реальности? В реальности случается, что некоторые сотрудники настолько ценны, что дешевле сделать им контроффер, чем отпустить и пытаться найти замену.

Итак, каких сотрудников стоит попытаться удержать контроффером:

• Тех, на ком завязаны бизнес-процессы. Это могут быть топ-менеджеры, ключевые продажники или даже администратор, который один во все компании умеет оформлять заказы.
• Тех, у кого был доступ к секретной инсайдерской информации: базе крупных клиентов, планам по развитию и обходу конкурентов. Чаще всего таких сотрудников пытаются переманить прямые конкуренты, поэтому риск утечки секретных данных слишком велик.
• Узкопрофильные специалисты и те, спрос на кого превышает предложение.

Чтобы усилить контроффер, предложите то, чего ему могло не хватить:

• Карьерный рост и возможности для развития.
• Бонусы за выполнение KPI и за выслугу лет. Например, деньгами или предоплаченным сертификатом на услуги клиник, спа-центров, салонов красоты и прочего.
• Повышение зарплаты — здесь хорошо бы узнать предложение конкурента и перебить его.
• Опционы на покупку акций компании или долю в бизнесе — в зависимости от ценности и статуса сотрудника.

Ваш честный и подробный офбординг-мануал

А теперь — к практике! Составили прикладной чек-лист по офбордингу. Дополните его системами, от которых надо отключить сотрудника, и имуществом, которое он должен вернуть — и у вас на руках уже будет рабочая инструкция. 

Шаг 1. Как только решение об увольнении было озвучено — а сделать это надо тет-а-тет — сообщите коллективу об этом. Подробно, но без личных подробностей и обвинений, расскажите о причинах. Это предотвратит волну сплетен, домыслов и слухов.

Шаг 2. Дайте сотруднику понятную инструкцию по дальнейшим действиям. Если корпкультура подразумевает открытость, то выложите эту инструкцию в открытый доступ, чтобы каждый понимал порядок действия при увольнении.

Шаг 3. Вместе с сотрудником составьте полный список его обязанностей и передайте их: распределите между действующими членами команды или новому сотруднику. Попросите увольняющегося не просто рассказать и показать, но и составить подробные инструкции, FAQ и чек-листы. Будет здорово, если в компании подобные документы для каждой должности будет вести каждый из сотрудников и обновлять раз в квартал или полгода. В этом случае при увольнении риск что-то забыть снизится.

Шаг 4. Вместе с сотрудником напишите заявку в техподдержку на отключение от внутренних систем и сервисов. Чтобы обезопасить компанию от утечки внутренней информации важно, чтобы после подписания обходного листа, сотрудник не смог войти ни на корпоративную почту, ни на корпортал, ни в ноушн, трелло или другую систему планирования, ни даже в гугл-доки команды. 

Чаще всего именно про последние забывают, ведь доступ выдается не на рабочую, а на личную почту. И это тоже момент, с которым надо поработать на уровне всей компании — сделайте так, чтобы во все внутренние системы и сервисы доступ был только под корпоративной учёткой, а не под личной.

Шаг 5. Передайте сотруднику полный список техники и вещей, которые он должен вернуть компании. Например, ноутбук, телефон, корпоративная кредитная карта и даже автомобиль. Опять же процесс пройдёт сильно проще, если список переданного в пользование каждому сотруднику будет вестись и обновляться на регулярной основе.

Шаг 6. Проведите выходное интервью. Если у сотрудника сложились доверительные отношения с начальником, то это сделает руководитель. Если же есть хотя бы небольшой шанс, что человек уходит из-за босса, лучше доверить этот этап опытному эйчару. 

Вот примерный список вопросов для выходного интервью — не забудьте актуализировать его для своей компании: 

• «Расскажи про отношения с командой. Есть ли что-то, в чём ты расходишься с ними?» 
• «Расскажи про впечатления от работы в компании. Есть что-то, что побудило тебя покинуть команду?»
• «Как ты думаешь, что можно было бы улучшить в работе компании?» 
• «Готов ли ты в будущем рассматривать возвращение в компанию? На каких условиях?» 
• «Какие навыки необходимы на той позиции, на которой работал ты?» 
• «Как бы ты описал друзьям работу в компании?» 
• «Можем ли оставаться на связи и где?»

Шаг 7. Дайте фидбэк. Напишите рекомендательное письмо или предложите обратиться за ним при отклике на конкретную вакансию. Постарайтесь сделать это письмо подробным и честным. Все похвалы и сильные стороны сотрудника подкрепляйте примерами и объясняйте, как это повлияло на работу компании.

Шаг 8. Попрощайтесь. Организуйте проводы в коллективе, скажите напутственную речь и пожелайте удачи в будущем. Скажите, что будете рады возвращению и просто остаться на связи.

Если в коллективе принято дарить подарки, то вручите сертификат в любимое заведение или предоплаченную карту на выбранную категорию услуг. 

Шаг 9. Оставайтесь на связи. Интересуйтесь делами ушедшего сотрудника, присылайте ему вакансии, которые его могут заинтересовать, спрашивайте о рабочих моментах, если зашли в тупик и уверены, что он подскажет. Ему будет приятно внимание, а компания поддержит репутацию заботливого работодателя.

Увольнения случаются. Это естественный процесс роста сотрудников и компании. Они не ударят по HR-бренду и даже укрепят его, если с ними наладить правильную работу.

Офбординг — первый шаг на пути к этому. А если смотреть шире и системно — как мы любим — то увидим, что превентивную работу надо вести едва ли не с момента онбординга. С самого начала сотрудник должен понимать порядок действий и эмоциональный окрас расставания. Регулярные мотивационные беседы и контроль удовлетворенности работой, коллективом, корпоративной культурой, системой поощрений и, конечно, зарплатой помогут вовремя заметить угрозу ухода и предотвратить её

С другой стороны, такие простые и маленькие, но важные процессы, как контроль за выданной техникой и доступами, регулярное обнвление рабочих инструкций и FAQ, сделают процесс офбординга комфортным для обеих сторон.

Источники:

• HH.ru: Жажда перемен, или почему люди увольняются
• Finexpertiza.ru: Трудовой передел: в России установлен рекорд по увольнениям и найму работников
• Recruitingdaily.com: The 7 Reasons Why People Change Jobs
• Searchinform.ru: Исследование уровня информационой безопасности в организациях России. Итоги 2022 года
• «Блог Хантфлоу»: Offboarding: 5 шагов для красивого расставания с сотрудником
• РБК: Как 2022 год изменил отношения сотрудников с работодателями
• «Хабр»: Строим культуру офбординга в команде

Команда проекта

Екатерина Самойлова

Автор

Написала статью

Анна Задворнова

Редактор

Подготовила релиз